NEWS

クリエイティブサーベイ・ニュース

大規模イベント向け!Webアンケート導入ステップ

2018.01.16 update

クリエイティブサーベイには「今まで紙でやっていたイベントアンケートをWebに切り替えたい」というご相談がたくさん寄せられます。アンケートのWeb化を考えている理由は、イベントの規模やアンケート内容によるところもありますが、今回は特にWebアンケートのメリットを享受しやすい大規模(1,000人程度〜)なイベント向けにWebアンケート導入ステップをご紹介していきたいと思います!

STEP1:アンケートのWeb化を社内プロジェクト化する

紙アンケートからWebアンケート移行する最初のステップは、社内に向けてWebアンケートを実施するメリットを周知してプロジェクト化することです。今までやってきた紙アンケートの運用を変えるのはなにかと面倒なこともあると思いますが、Web化によるメリットは大きいので、しっかりを計画を立ててプロジェクトを進めましょう。
 
アンケートをWeb化する最大のメリットは「入力作業と集計作業の効率化」です。
実際にどのくらい業務効率をアップできるかシミュレーションしてみましょう!
 
 
シミュレーションの例
 来場者人数    :2,000名
 アンケート回収目標:500名
 アンケート項目  :20問
 
 
紙のアンケートでは、用紙を集めた後で目視でアンケート用紙をチェックしながら、Excelなどに回答内容を一文字づつ入力していかなければなりません。仮に1枚アンケート用紙を入力するのに5分かかるとしたら、500枚のアンケート用紙の入力には約42時間もの作業を要します。それに対してWebアンケートの場合は回答と同時に入力が終わっている状態になりますので入力作業はゼロです。
 
 
入力が終わったら集計してグラフを作らなくてはなりません。これも手作業で行うとなると大変な作業です。入力したデータを集計して、グラフを作って、、という作業で設問1問あたり30分まとめる時間がかかると仮定するとすると、20問のアンケートなら全部で約10時間の作業が必要になります。それに対してWebアンケートならこちらもゼロ。クリエイティブサーベイの場合は下記のような見やすい結果画面になります。

上記はシミュレーションですが入力・集計作業の部分で50時間以上の作業効率化に繋がりますね。実際はご自身のイベント規模やアンケート内容によって変わりますので上記を参考に計算してみてください。
もちろん入力作業などが削減できるだけでなく、営業担当者はすぐに次のアクションに移れますので結果的に生産性を向上させることにもつながりますね。実際に、クリエイティブサーベイでイベントアンケートを実施されているユーザーさんの中には、集計結果をイベント終了の翌日にはお客様にフィードバックするなど今までより次のアクションを早く取れるようになったという声もいただいています。
 
また、入力・集計作業を手作業でおこなうときに起こりがちなのが「入力&集計のミス」です。特に大切なお客様情報の入力ミスがあると大変なことですよね。Webの場合はお客様が入力したものがそのまま入力・集計されますのでその観点でも安心です。

上記以外にもWebアンケートにすることで、Webならではのインタラクティブな取り組みも可能です。下記にいくつか例を挙げておきます。詳細に興味のある方は問い合わせください。
 
・アンケート回答者に対するリターゲティング広告配信タグ挿入 
・アンケート回答者を自社会員サイトやメルマガ登録サイトに誘導する
・アンケート回答者を自社EC/LP/キャンペーンサイトに誘導する
 
 

STEP2:アンケート配布方法を考える

イベントアンケートの紙からWeb化をおこなう上で最大の壁となるのがこの「配布方法」です。
これは皆さん頭を悩ませているようで毎回相談をいただきます。スマホやタブレットのデバイスを紙アンケートのように手軽に配布するわけにもいかないし、どうやってWebにアクセスさせるのかということですね。
 
私たちが今オススメしているアンケート配布方法はQRコードを発行して印刷物(パンフレットなど)に付与する方法です。「結局紙に印刷するのか。。」という声も聞こえてきそうですが、特に大規模イベントにおいてはこれが現実的かつ効果的な解決策です。実際にクリエイティブサーベイがアンケートスポンサーとしてお手伝いしているイベント「TechCrunch Tokyo」でもこの方法でアンケート回収をしていますが、毎年非常にたくさんの方々にご回答いただいています。
 
参照:ハガキアンケートにQRコードを付けてwebに誘導する方法を教えてください。
 
 
クリエイティブサーベイではWebアンケートが作り終わる前に配布URLを発行する方法も解説しています。
イベントの印刷物はそれなりに早い段階で準備が進むと思いますので、後からアンケートURL変更になったら一大事ですが、この方法で実施すればURLは事前に決めておくことができ、後から自由にアンケートを作成することもできるためとても便利ですよ。
 
参照:アンケート公開前にURLを発行する方法を教えてください。
 
 

STEP3:アンケート内容を考えて画面を作る

Webアンケート化が決まったら次にアンケート内容を考えましょう。ここは紙アンケートと同じですね。
過去に実施している紙アンケートがある場合はそのまま転用することもできますが、Webアンケートならではのコツとして「ページングを意識する」ことが挙げられます。
 
紙の場合は印刷コストの観点から1枚の用紙に全ての質問を詰め込むことが多いですよね。
イベント会場でWebアンケートをおこなう場合ほとんどのケースで回答者はスマートフォンから回答してきます。スマートフォンの画面は小さいため紙と同じように全質問を1ページにまとめてしまうととても見辛いものになってしまいます。
 
クリエイティブサーベイでは標準は1問1ページ、必要に応じて複数設問を1ページにまとめられるようになっていますので、回答者が回答しやすいよう上手く設問の区切りでページを分けることを意識してアンケートを作成しておくとより回答しやすいWebアンケートができます。

さらにWebアンケートでは「Q1で{A}と回答した人だけにQ2を表示する」といった分岐ロジックをつけることもできます。分岐ロジックを上手く活用することで、必要な質問だけを回答者ごとに出し分けできるので、さらに回答しやすくなります!
クリエイティブサーベイのアンケート画面の作成方法についてはヘルプページで詳細に解説していますので是非ご活用ください!
 
参考:分岐ロジックについて
参考:ページングについて
 
 

おまけ:イベント当日の運用の工夫

最後にイベント当日の運用上の工夫をご紹介して終わりたいと思います。
 
Q.
回収数をできるだけ増やしたいです
 
A.
私たちはイベント運用のプロではありませんが、色々なイベントのWebアンケート化を陰ながらお手伝いさせていただいた中での学びをお答えします。アンケートの回収数の多いイベントでは、参加者の多くが参加する「はじめor締めの挨拶」で一言アンケート回答の依頼をおこなっていることが多くありました。依頼用紙を配っただけだとアンケートが実施されていると気づかないケースも多く、直接伝えるということが大事なのだと思います。また、プレゼントの用意が可能な場合は、会場内でリアルタイムに抽選を行って当選者が出たら鐘を鳴らすなどして、お祭りのような雰囲気を出すとたくさんの方に参加いただけると思います。
 
Q.
プレゼントなどへの挑戦は1人1回までとしたい(重複制御したい)
 
A.
クリエイティブサーベイでは「繰り返し回答」を制御することができます。そのため同じブラウザから2回以上応募することはできなくなりますのでご安心ください。(参照:重複回答制御
ただし、現場でプレゼント抽選を行う場合は、アンケート回答済みの人の中で誰がプレゼント抽選しているか判別する方法が必要なので少し工夫が必要です。このようなケースではアンケート回答済みの画面を以下の2ステップにしてください。
 
1.回答ありがとう & 抽選受付に行ってください画面
2.抽選ありがとう画面
 
1の画面の状態で抽選受付に持って行き、抽選会場でイベント運営担当者側で、抽選済みのお客様のみ2の抽選ありがとう画面に変更します。このように2段階でアンケート完了ステータス管理を行うことでプレゼント抽選への参加を1人1回に制限することができますよ。